Dans cette formation, il sera aussi question des étapes à suivre pour lancer son activité en tant qu’organisateur d’événements indépendant. Nous verrons comment faire une étude de marché, comment choisir choix un créneau, trouver des clients et bien d’autres choses encore. Nous vous donnerons toutes les étapes à suivre pour lancer votre activité dans les meilleures conditions.

Grâce à cette formation complète, vous pourrez vous lancer dans l’organisation d’un événement et déterminer la dimension à lui donner en fonction du budget.

L’organisation d’un événement comme vous le découvrirez tout au long de cette formation est complexe. Pourtant c’est une activité enrichissante, passionnante où l’organisateur coiffe plusieurs casquettes et multiplie les contacts avec des interlocuteurs différents.

L’activité d’organisateur d’événements est palpitante, elle demande de la disponibilité, un certain sens de la communication et de l’organisation.

Cette formation théorique vous permettra d’aborder sereinement cette activité.

À vous de faire vos premiers pas sur le terrain de l’événementiel !

Programme de la formation

Module 1 : Le monde de l’événementiel

Dans le premier module, nous faisons connaissance avec le monde de l’événementiel. Il est question des principaux types d’événements à organiser et de l’importance du marché de l’événementiel en France.

  • L’événementiel
  • Les différents types d’événements
  • Le marché de l’événementiel

Module 2 : Les métiers de l’événementiel

Le module débute par les qualités et compétences requises pour exercer ce métier d’organisateur d’événements. Nous passons en revue tous les métiers liés à l’organisation d’un événement. Pour terminer, nous dresserons la liste des principaux organismes, médias et manifestations qui gravitent autour de ce domaine.

  • Organisateur d’événements
  • Les agences événementielles et les collaborateurs de l’organisateur
  • Les prestataires événementiels
  • Les médias

Module 3 : Budget prévisionnel : dépenses et recettes

Dans le module 3 nous nous intéressons à l’élaboration du budget prévisionnel d’un événement. Nous verrons comment faire pour estimer au plus juste les dépenses et les recettes liées à l’organisation d’un projet événementiel, y compris la rémunération de l’organisateur.

  • Qu’est‑ce qu’un budget prévisionnel d’événement ?
  • Les autres dépenses à prévoir
  • Le poste des recettes
  • La gestion des risques

Module 4 : Budget : subventions publiques et sponsoring

Ce module s’intéresse aux solutions qui permettent à un organisateur, une agence ou une association, d’équilibrer son budget. Il sera question des subventions publiques et du sponsoring. Nous verrons comment faire pour cibler et démarcher les organismes ou entreprises.

  • Équilibrer un budget par les aides publiques et le sponsoring
  • Le sponsoring

Module 5 : Premiers pas de la conception d’un projet événementiel

La première étape de la conception d’un projet événementiel passe par la définition des objectifs. Pour assurer cette étape, nous verrons quelle est l’utilité du cahier des charges et de l’échéancier. Enfin, nous aborderons les événements écoresponsables.

  • Premières étapes de la conception d’un projet événementiel
  • L’événementiel écoresponsable

Module 6 : Thème, lieu et animation de l’événement

Trouver le thème qui va faire de l’événement quelque chose d’unique permet aussi de guider tous les autres choix, à commencer par le lieu. Il sera également question des animations à mettre place pour rendre un événement incroyable !

  • Le thème
  • Trouver un lieu d’événement
  • Rendre un événement waouh !

Module 7 : Autorisations et plans de communication de l’événement

Dans la première partie de ce septième volet, nous traiterons les aspects administratifs. Mais aussi les déclarations et des demandes d’autorisations à faire auprès des différentes collectivités locales, régionales, voire nationales. La deuxième partie sera consacrée à la promotion de l’événement, nous verrons comment communiquer autour de l’événement.

  • Les déclarations et autorisations administratives
  • Faire la promotion d’un événement

Module 8 : Être prêt le jour J

Le module 8 nous emmène au coeur de l’action. On passe de la planification du projet à la répartition des tâches pour les différents acteurs : staff de l’organisation, intervenants et prestataires extérieurs. Nous verrons comment s’organiser pour gérer les périodes délicates que sont la production et l’exploitation.

  • Caractéristiques d’un événement
  • La période de préproduction
  • La production
  • Le jour J : l’exploitation

Module 9 : La sécurité

Une fois l’événement terminé pour le public ou les invités d’autres tâches attendent l’organisateur. Il s’agit d’enquêter, de remercier et de faire le bilan comptable. Dans la deuxième partie du module, nous ferons le point sur les assurances à contracter ainsi que sur l’encadrement des activités physiques ou sportives. Pour finir, nous verrons comment ouvrir une buvette temporaire et diffuser de la musique sur un événement.

  • Une fois l’événement terminé
  • Les assurances
  • La sécurité sur les événements qui intègrent une dimension sportive
  • Ouverture d’une buvette sur un événement

Module 10 : Devenir organisateur d’événements

Le dernier module est consacré à l’installation professionnelle de l’organisateur d’événements. Étude de marché, mise au point d’un business plan et choix d’un statut juridique demandent réflexion et l’aide de spécialistes. Enfin, nous verrons comment se faire connaître et comment trouver ses premiers clients.

  • Faire sa propre expérience
  • L’étude de marché et le business plan
  • Choisir un statut juridique
  • Se faire connaître